​如何做好工作任务管理_设置步骤案例简介

如何做好工作任务管理_设置步骤案例简介

1. 简介

1.1 案例简介

本案例将介绍，如何使用简道云通过智能助手实现高效任务管理，即仅需发布一次任务，自动发起多个任务处理流程，最终实现任务的自动化流转。

1.2 设计思路

1）项目负责人在「任务发布」表单中，将项目下的子任务通过子表单分配给不同成员；

2）通过智能助手新增数据的功能，自动发起多个流程，分别对应不同任务负责人处理各自的任务；

3）任务完成后，负责人提交表单，任务流转至项目负责人处进行验收；

4）验收通过的任务，通过智能助手标记为“完成”状态，在「任务发布」中即可筛选掉已完成的任务。

1.3 预期效果

1）如，项目负责人发布了「简道云官网」项目下的两个子任务，分别分配给不同的成员：

2）通过智能助手，将自动发起对应任务的流程，对应负责人将收到待办。任务完成后，负责人填写好完成情况提交表单：

3）任务完成后，任务的发布者将收到待办验收任务。任务验收结果通过后，将不再显示在「任务发布」的选项中。

如「首页方案视觉设计」已标记为完成，则再次发布时，就不会显示该任务，效果如下：

2. 设置步骤

2.1 表单设计

本案例需要使用3张表单，分别是：

任务发布：用于将项目下的子任务发布给不同成员；

任务完成提交：任务完成后，通过该表单进行任务提交、验收；

项目基本信息：用于录入项目、项目下的任务、以及截止时间等基础信息，便于其他表单进行调用。

注：表单的具体设置此处不再详细说明，请参见 任务管理 应用模板查看详细设置。

2.2 配置智能助手

进入「管理后台 >> 智能助手」，点击「新建智能助手」：

2.2.1 任务分配

新增智能助手「任务分配」，当项目负责人在「任务发布」中将任务分配给不同成员后，通过智能助手自动发起多个「任务完成提交」的流程，作为不同成员的待办任务。

1）智能助手触发动作配置如下：

触发动作：新增数据

触发表单：任务发布

2）智能助手执行动作配置如下：

执行动作：新增数据

目标表单：任务完成提交

字段赋值：

执行表单中的「项目名称」赋值为触发表单中「选择项目」的字段值

执行表单中的「项目负责人」赋值为触发表单中「发布者」的字段值

执行表单中的「任务负责人」赋值为触发表单中「任务明细.对应负责人」的字段值

执行表单中的「任务名称」赋值为触发表单中「任务明细.任务名称」的字段值

执行表单中的「任务截止时间」赋值为触发表单中「任务明细.任务处理截止时间」的字段值

执行表单中的「任务内容」赋值为触发表单中「任务明细.任务内容」的字段值

执行表单中的「完成情况」和「验收结果」暂不赋值，设置为空

2.2.2 任务完成标记状态

新增智能助手「任务完成标记状态」，当成员完成任务提交后，如经发布者验收任务通过，则通过智能助手在「项目基本信息」中将已完成的项目标记为「完成」，以便于在「任务发布」中筛选掉已完成的任务。

1）智能助手触发动作配置如下：

触发动作：修改数据

触发表单：任务完成提交

触发条件：

验收结果等于“通过”

流程状态等于「流转完成」

2）智能助手执行动作配置如下：

执行动作：修改已有数据

目标表单：项目基本信息

过滤条件：：

执行表单中的「项目名称」等于触发表单中「项目名称」的字段值

执行表单中的「子任务」等于触发表单中「任务名称」的字段值

字段修改赋值：执行表单中的「是否已完成」修改为「完成」

2.3 流程节点设置

为了实现任务发布后，同时发起多个流程的效果，需要在「任务完成提交」的流程表单中对流程进行如下设置：

2.3.1 新增流程节点

进入「任务完成提交 >> 流程设定」，新增流程阶段如下：

流程发起节点：由智能助手自动发起，无需手动填写；

任务提交：任务分配至对应负责人，负责人完成后进行提交；

任务审批：由任务发布者对任务进行验收，验收通过后，任务可标记为完成。

2.3.2 设置节点负责人

1）选中「任务提交」节点，在「节点属性 >> 基础属性 >> 负责人」处，点击设置负责人：

2）进入部门成员列表，在「动态负责人 >> 成员字段」处，勾选表单中的「负责人」字段，以实现节点负责人随任务变化的效果。选择好后点击「确定」保存：

3）同样的方法，设置「任务审批」字段的负责人为「项目负责人」，即任务的发布者，便于流程流转至发布者进行验收。

3）其他流程节点的字段权限等设置。

2.4 预期效果

效果演示参见本文【1.3 预期效果】。

本教程来自简道云-帮助中心，进入查看更多。